Det gode statusmøde: Lær af Scrum

Statusmøder er en kunst - især nu hvor de er digitale. En simpel form gør dem lettere at styre og mere relevante for alle.

I denne tid, hvor mange (hvis ikke alle) af os arbejder hjemmefra, er det måske blevet endnu vigtigere med de faste, daglige statusmøder: Hvad laver vi hver især, er det overkommeligt, har vi brug for hjælp etc.

Som leder er det især vigtigt at have styr på, hvad ens kolleger laver. Ikke fordi man skal micromanage de andre, men fordi det er lederens ansvar, at arbejdet overordnet set stadig bevæger sig i den rigtige retning - ligesom det er lederens opgave at rapportere videre op i organisationen.

Det er sikkert gået op for flere, at gode statusmøder er en kunst. Det kan være svært at holde det skarpt og to the point, hvilket er endnu mere vigtigt, fordi det er endnu lettere at zone ud, når vi sidder med hver vores computer eller skærm og lytter til hinanden.

Who’s calling the shots?

Derfor er det vigtigt at få form på statusmøderne. Det betyder, at der selvfølgelig er en mødeindkalder eller dirrigent, der kører listen igennem, så alle bliver hørt, og som står for at sætte videokaldet op etc.

Det betyder også, at der er en klar “talerække”, så at sige, så der er klarhed om, hvem der giver status i hvilken rækkefølge. Ellers ender man nemt med nogle stille sekunder efter hver status, hvor de resterende deltagere afventer, om en af de andre tager turen. Talerækken betyder også, at man ved, hvornår den inden en selv er på, så man kan forberede sig det sidste og få leveret en kort, præcis status.

Scrum as you are

Og så er det selvfølgelig vigtigt, der er rammer for, hvordan vi giver status. Her kan jeg anbefale, at man låner fra de daglige møder indenfor Scrum kaldet “Daily Scrums” eller “Daily Standups”.

Her giver hvert medlem af teamet status ud fra en meget simpel form:

  1. Hvad har jeg lavet i går?

  2. Hvad skal jeg lave i dag?

  3. Hvad står i vejen for, at jeg kan gøre det?

Punkt 1: I alle de statusmøder, jeg har været i (og det er mange), har jeg tit oplevet, at man glemmer at fortælle om dagen i går. I stedet bliver det ofte en status på, hvad der skal laves i dag - uden et eneste blik på, hvordan det egentlig gik med det, man skulle i går.

Punktet er blandt andet godt at starte med, fordi man kan fortælle, at man kun nået halvdelen af det, man skulle, fordi man hele tiden blev forstyrret eller sat til andre opgaver (det sker overraskende hyppigt indenfor digital udvikling, skal jeg hilse at sige…).

Punkt 2 siger sig selv.

Punkt 3: Det sidste spørgsmål er især godt, for det er her, man kan bede om hjælp. Det er også her, kollegerne selv kan byde ind, hvis de kan hjælpe eller har et bud på en løsning på problemet - eller kan pege på en, der har.

Det gør det også tydeligt for lederen, hvilke hindringer ens medarbejder står overfor, som er inden- eller udenfor ens kontrol - og ofte vil det være dig som leder, der skal fjerne forhindringen.

Everybody wins

Og nej, det er sgu ikke rocket science - og hvis det var det, fik vi det nok aldrig gjort alligevel. Det er tre simple skridt, der giver en dejlig skarp form på et møde, der ellers let stikker af - især når de bliver holdt digitalt, som de gør i øjeblikket.

I sidste ende er alle tjent med et godt afviklet og styret statusmøde - men det er dig, der som leder skal sætte rammerne og få det til at ske.

Fortsat gode statusmøder til jer alle :)

Bedste hilsner fra Lars

PS: Hvis du har fået smag på at vide mere om Scrum, ville jeg da være et skarn, hvis jeg ikke anbefalede dig min anmeldelse af en bog om emnet, skrevet af manden bag Scrum.

PPS: Jeg har endnu ikke selv læst dem, men Harvard Business Review har to artikler om det at arbejde hjemme (og at lede folk, der gør det), som jeg netop har smidt på min egen ‘to read’-liste: